I piani di riserva per la gestione dei rischi
Mitigare i rischi con i piani di riserva
In breve
Quando un rischio è impossibile da controllare, l'alternativa consiste nell'attenuarne l'impatto probabile con un piano di riserva. Un piano di riserva è un insieme di azioni che vanno intraprese unicamente quando si verifica un evento di rischio o quando un determinato fattore di rischio viene innescato.
Cos'è un piano di riserva?
Quando un rischio è impossibile da controllare, l'alternativa consiste nell'attenuarne l'impatto probabile con un piano di riserva.
Un piano di riserva (o contingency plan) è un insieme di azioni che vanno intraprese unicamente quando si verifica un evento di rischio o quando un determinato fattore di rischio viene innescato.
Come sviluppare un piano di riserva efficace
1. Identificazione degli eventi di rischio
Identificate gli eventi di rischio per cui occorre avere un piano di riserva. Non tutti i rischi richiedono un piano di riserva: concentratevi su quelli con alto impatto o alta probabilità di verificarsi.
2. Definizione del piano
Definite il piano di riserva. Consultatevi con il team e siate creativi. La formulazione di un buon piano di riserva può essere difficile e richiedere molta creatività. È importante coinvolgere diverse prospettive per identificare le soluzioni più efficaci.
3. Individuazione dei fattori scatenanti
Stabilite quali sono i fattori di rischio che, se innescati, richiedono l'attivazione di un piano di riserva. Spesso, si dà per scontato che ciò che rende necessario un piano di riserva sia il verificarsi di un evento rischioso. Sfortunatamente, a causa del tempo necessario per la loro attuazione, molti piani di riserva devono essere attivati prima che il rischio si manifesti. Sarà quindi tutto inutile se non capite quando attivare il piano di riserva.
4. Allocazione delle risorse
Assicuratevi di avere le risorse necessarie per realizzare il piano di riserva o di sapere come reperirle nel caso ci fosse bisogno di un piano di riserva. I piani di riserva rappresentano spese aggiuntive per ridurre il rischio e possono risultare complicati da giustificare. Considerateli come una sorta di "assicurazione".
5. Verifica dell'efficacia
Assicuratevi che il piano di riserva riduca effettivamente il rischio. Alcuni piani di riserva sembrano ottimi, ma sottoposti ad analisi dimostrano la loro incapacità di ridurre i rischi e, quindi, la loro inutilità.
6. Comunicazione con gli stakeholder
Assicuratevi che sponsor e stakeholder comprendano le implicazioni dell'eventuale realizzazione di un piano di riserva: costi maggiori e scopi finali ridimensionati. La trasparenza è fondamentale per ottenere il supporto necessario.
7. Monitoraggio e attivazione
Controllate il verificarsi di eventi scatenanti e mettete in atto il piano non appena questi dovessero accadere. Un sistema di monitoraggio efficace è essenziale per l'attivazione tempestiva.
8. Manutenzione e aggiornamento
Mantenete o aggiornate il piano di riserva nel caso che il progetto dovesse cambiare e richiederlo. I piani di riserva devono evolversi insieme al progetto e al contesto operativo.
- I piani di riserva sono come una polizza assicurativa per il vostro progetto
- Devono essere attivati prima che il rischio si materializzi completamente
- Richiedono risorse dedicate e il supporto degli stakeholder
- Vanno costantemente aggiornati in base all'evoluzione del progetto
- L'efficacia del piano deve essere verificata periodicamente
Quando utilizzare un piano di riserva
I piani di riserva sono particolarmente utili quando:
- Il rischio identificato ha un impatto potenzialmente grave sul progetto
- La probabilità di occorrenza del rischio è significativa
- Non esistono misure preventive efficaci o economicamente sostenibili
- Il tempo di risposta dopo il verificarsi del rischio sarebbe insufficiente
- Gli stakeholder richiedono garanzie sulla gestione dei rischi critici